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刚踏入职场、人脉还待拓展的上班族,最常问:“在论坛活动中,新认识的长辈(知名人物)很亲切,想表达感谢之意并进一步请教,该如何做比较得体?”“若是可能,想邀请这些长辈成为微信好友,怎么做比较恰当?”

对此,我的建议如下:

活动结束后,及时向长辈表达感谢之忱,这是礼节及善念,值得肯定。写谢函只要真心实意,讯息量适度,都属允当。要留意的是,若当时是由特定人(如主办人或是同事好友)介绍才获得的交谊机缘,宜记得向介绍人致谢。得以认识行业里的前辈大腕,固然是个人际遇,但这些成功人士可能会在意你是否能够抱持这份感情,这常是双方建立关系的首要关注点。若是还想后续再约见请教,不妨等对方回信后再提;提议见面最好提供二至三个时间选择,拟好一个会面的话题,再提出邀约。提议见面的一方,应该支付相关餐费或茶资。若是对方久久未予回复,可以过一段时间后择机再追踪。毕竟,在简短的见面中,除非自己的表现让人印象深刻,否则在酒会论坛的场合,很难期待对方立刻记住你。我自己的方法是,以后与长辈再次见面时,找合适机会说明过往曾有相会,通常双方很快就会有老友相见的欢喜。

除此,考虑对方的身份与隐私,除非话题投机或是对方有意愿,否则不建议太过积极地要求加入对方个人网络社群好友。很多身份名望崇高者,对择友颇为谨慎。若是代表自己服务的机构得见这位长者,莽撞地要求成为对方私人好友,未必妥适,而且可能会产生意料外的结果。我就很少将初识者立即添加到我的私人社群。

在网络社交平台加人为好友,要注意先寄私讯自我介绍,再请对方同意;直接加对方是不礼貌的行为。经常收到不认识的人加我为社群好友,有些是好友的朋友,有些像是学生,甚至有些是学生的家长亲戚。我并非想得罪人或不礼貌,但实在难以把未谋面的人列为“好友”。既然日常生活中选朋友都有各自观点,网络上应无例外,我的社群好友都是真正见过面或是相互通过信的人,如此安排是确保我得以自在地于平台园地上抒发意见或分享智识。

网络时代的商务沟通以电子邮件形式最为普遍,建议大家注意其基本规则。最重要的态度是将电子邮件当作正式的纸本书信,谨慎对待,力求格式、结构的专业性,维系你在职场的专业形象。

称呼对方时应使用正式职称或头衔,不宜轻率直呼其名。回复信件除了要及时(不宜无故拖延),也要注意副本的使用习惯。一般情况下,信中提到的人,原则上都应副本抄送对方,这是商务上避免不知情的被提及者有所误解的方式。除此,电子邮件既是沟通的手段之一,若邮件往来数次还没有解决问题,最好立即以电话或是会面方式继续沟通,以确保工作效率。

大家都希望自己的交往圈能维系一定的质量,那么时时保持礼节、展现素养就不可轻忽。

我接着谈谈沟通上还需关注的两个框架:“词汇选择”与“句型结构”。语言,是我们进行沟通的主要工具。我们每个人都是以心、念建构自己所认知的现实,透过语言赋予它意义,再与他人分享认知。善于用语言沟通的人,在职场中较能游走自如,在生活上也是如此。

语言是由“词汇”与“句型结构”交织而成。每个人说话时的词汇选择、句型结构,随时都在调整,透过不断地练习与改正,形塑成自己表达的风格。我们想起一个人说话的情境,是依据这个人常用的词汇和句型结构所串接的整体印象。另外,肢体语言也是让人容易记忆的部分,所以口头语言与肢体语言都是一个人整体沟通形象的展现。

词汇的选择可以体现一个人驾驭语言的能力高低,所以善用“字眼”很重要。在“字眼”的选用上,妥善与否会影响沟通的气氛。好的词汇或是字眼,让人愉悦,容易开放心胸接纳你的主张与要求。相反的,不到位的字眼或者模糊的叙述,无法让人在第一时间理解你的信息,还要花更多时间去校准、解释。负面的字眼,很容易刺激到对方的认知神经,引发记忆里的负面情绪,而我们的大脑对负面信息也有较敏感的反应。相信大家都有过类似的经验,我们对他人的不快,有时只是气不过对方使用的一个字眼,根本忘了一开始是为何事不悦。

大家可以经常练习“辨字眼”。假设你与朋友一起去用餐,等了老半天,菜都没有上桌,此时你问服务员:“怎么这么久还没上菜?”如果那位服务员说:“我‘帮’你查查看。”你觉得如何?如果他说:“我立刻去查!”你又觉得如何?其实,为客人查看菜做好没,是服务员的本分,说“我立刻去查”,会让人舒服许多。这就是我们在生活中要随时关注字眼的例子。职场上,确实要很关注词汇的选择。我担任主管时,面对不同部门,总是称“XX人的这个部门”,不讲“你们这个部门”,即使对部属有新规范发布,也说“我们往后要如何如何”,而避免说“你们应该如何如何”。如此经常关注练习,职场表达能力定能有显着提升。

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